Tips Kerja Cerdas Mengurangi Berkas Kerja

Anda harus memilih satu dari dua rekan kerja yang akan membantu dalam proyek bulan depan. Keduanya memiliki kemampuan sama. Bedanya, yang satu menata ruang dan meja kerja dengan rapi. Sedang yang satu lagi sebaliknya. Pastilah Anda memilih yang pertama. jadi mulailah dari sekarang, rapikan meja kerja Anda, sebelum bos harus memilih. Berikut ini Tips cerdas mengurangi berkas kerja Anda:

1. Tidak Menumpuk Berkas. Anda tentu sering mendengar kata To-Do-List? Tentu sudah. Membuat daftar pekerjaan memang memudhkan Anda. Intinya adalah Anda tidak menumpuk berkas dan membat catatan di mana-mana. Anda dapat mengaturnya berdasarkan jenis pekerjaan, deadline atau apapun yang memudahkan Anda. Anda dapat menggunakan PDA atau e-mail ke alamat Anda yang Anda kirim secara teratur.

2. Selesaikan Pekerjaan Dengan Cepat. Salah satu keburukan membuat daftar adalah Anda lupa mengapa Anda membuat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan. Tapi hanya sedikit yang betul-betul melaksanakannya. Jadi kuncinya adalah menyelesaikan dengan cepat. Salah satu ciri orang berantakan adalah mereka yang menunda pekerjaan. Mereka suka menumpuk berkas, makin lama makin tinggi. Jadi, jangan suka menunda pekerjaan. Ada satu tip ringan. Walau Anda sudah menggunakan PDA, jangan lupa notes dan bolpoin. Mereka masih berguna terutama untuk mencata perubahan-perubahan mendadak yang harus dicatat cepat. Setelah itu baru Anda rapikan dalam PDA Anda.

3. Memberishkan Secara Teratur. Proposal, notulen rapat, kontrak kerja sama, foto, majalah, buku, Anda dapat menyebutkan sederetan benda lainnya yang bisa Anda temukan di atas meja. Ketika mulai terbiasa mengatakan dalam hati: “Ah, besok saja dilihat dan dibaca, ” maka Anda akan mengatakannya hal yang sama esok hari. Mulailah membersihkan meja secara teratur. Ketika melakukan pembersihan, jangan lakukan dengan sudut pandang nostalgia atau dengan Bibi Titi Teliti (semua dianggap penting alhasil semua tak ada yag masuk ke tempat sampah)

4. Susun berdasarkan tingkat urgensinya. Inti bekerja cerdas adalah membuat jalan pintas (ingat saja cara kerja komputr yang menyediakan fasilitas short cut). Ada baiknya Anda meletekan hal-hal penting pada posisi yang mudah dilihat dan dijangkau. dengan begitu Anda mengetahui apa yang harus dilakukan dan Anda tak perlu mengeluarkan effort besar untuk mencapainya. Bila jumlah pekerjaan mulai menumpuk, coba susun kembali berdasarkan urgensinya. Berkas-berkas proyek yang telah selesai, silahkan buang ke tampat sampah. Atau Anda dapat membuat rak mungil yang apat menyimpan hal-hal penting.

5. Manajemen Folder. Sekarang ini hampir semua pekerjaan diselesaikan dengan menggunakan komputer (computerized). Tapi lihatlah susunan catatan atau file di komputer Anda. Jangan-jangan tak berbeda jauh dengan penataan meja kerja, dan untuk mencari file yang pernah Anda buat harus dicari folder per folder. Meman, komputer menyediakan fasilitas search. Tapi tak jarang fasilitas tersebut belasan bahkan puluhan file yang memiliki keyword yang Anda masukkan. Mulailah membuat dan menyusun folder di dalam komputer. kategorinya boleh Anda bikin sendiri: Apakah per proyek, per tanggal penyelesaian atau lainnya. Selain itu untuk janji dan To-Do-List, Anda bisa memanfaatkan fasilitas Outlook. Kalau Anda banyak menggunakan internet, coba memanfaatkan fasilitas bookmark. Bagi dalam beberapa folder sesuai dengan jenis data yang Anda kumpulkan. Hingga Anda dapat mencapai dengan cepat kembali ke situs yang Anda butuhkan.

sumber : tipsanda

Artikel Terkait